1. Veri Sorumlusu
Ekip Mail ("Şirket"), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizin güvenliğine azami önem vermektedir.
İletişim: kvkk@ekipmail.com
2. Toplanan Kişisel Veriler
Hizmetlerimizi sunabilmek için aşağıdaki kişisel veriler toplanmaktadır:
| Veri Kategorisi | Toplanan Veriler | Amaç |
|---|
| Kimlik Bilgileri | Ad, soyad, şirket unvanı | Hesap oluşturma, faturalama |
| İletişim Bilgileri | E-posta adresi, telefon numarası | Hizmet sunumu, destek |
| Finansal Bilgiler | Fatura adresi, ödeme geçmişi | Faturalama (kart bilgisi PayTR'de, bizde saklanmaz) |
| Erişim Bilgileri | IP adresi, tarayıcı bilgisi, giriş geçmişi | Güvenlik, kötüye kullanım önleme |
| E-posta İçerikleri | Gelen/giden e-postalar ve ekleri | Hizmet sunumu (e-posta barındırma) |
| Drive Dosyaları | Yüklenen dosyalar | Bulut depolama hizmeti |
3. Verilerin İşlenme Amaçları
- Kurumsal e-posta hosting hizmetinin sunulması
- Hesap oluşturma ve kimlik doğrulama
- Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve faturalama
- Spam ve virüs koruması (otomatik tarama)
- Teknik destek sağlanması
- Hizmet kalitesinin artırılması ve güvenliğin sağlanması
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
- Hizmete ilişkin bildirimlerin iletilmesi
4. Verilerin İşlenme Hukuki Sebepleri
- Sözleşmenin ifası: E-posta hosting hizmetinin sunulabilmesi için zorunlu veri işleme
- Yasal yükümlülük: 5651 sayılı Kanun, vergi mevzuatı ve BTK düzenlemeleri
- Meşru menfaat: Hizmet güvenliği, dolandırıcılık önleme, sistem iyileştirme
- Açık rıza: Pazarlama iletişimleri (yalnızca onay verilmesi halinde)
5. Verilerin Saklanma Süresi
- Hesap aktif olduğu sürece: Tüm hizmet verileri saklanır
- Hesap kapatıldığında: E-posta verileri 30 gün içinde kalıcı olarak silinir
- Ödeme kayıtları: Vergi mevzuatı gereği 10 yıl saklanır
- Erişim logları: 5651 sayılı Kanun gereği 2 yıl saklanır
- Yedekler: Maksimum 30 gün saklanır ve otomatik silinir
6. Veri Saklama Lokasyonu
Verileriniz, Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde bulunan, yüksek güvenlikli veri merkezlerinde saklanmaktadır. Sunucularımız fiziksel ve dijital güvenlik önlemleriyle korunmaktadır.
Hizmetin teknik gereklilikleri kapsamında, altyapı bileşenleri Avrupa Birliği sınırları içerisindeki veri merkezlerinde konumlandırılabilir. Bu durum hizmetin doğası gereği olup, MÜŞTERİ tarafından kabul edilmiş sayılır.
7. Verilerin Üçüncü Taraflarla Paylaşımı
Kişisel verileriniz aşağıdaki durumlar dışında üçüncü kişilerle paylaşılmaz:
| Üçüncü Taraf | Paylaşılan Veri | Amaç |
|---|
| PayTR (Ödeme) | Fatura bilgileri | Ödeme işleme (kart bilgisi bizde saklanmaz) |
| Hetzner (Altyapı) | Sunucu verileri | Hosting altyapısı |
| Yetkili Makamlar | Mahkeme/BTK talebi | Yasal zorunluluk |
8. Veri Güvenliği Önlemleri
- SSL/TLS şifreleme (iletim halindeki veriler)
- AES-256 şifreleme (depolanan veriler)
- Şifrelerin bcrypt ile hash'lenmesi
- İki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) desteği
- Düzenli güvenlik güncellemeleri
- Firewall ve DDoS koruması
- Erişim loglarının tutulması ve izlenmesi
- Anti-spam (Rspamd) ve anti-virüs (ClamAV) koruması
9. İlgili Kişinin Hakları (KVKK Madde 11)
KVKK'nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
10. Başvuru Yöntemi
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerle başvurabilirsiniz:
- E-posta: kvkk@ekipmail.com adresine kimliğinizi doğrulayan belgelerle
- Panel: Hesap Ayarları → Veri Talebi bölümünden
Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlanır. İşlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
11. Çerezler (Cookie)
Ekip Mail, yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu çerezler kullanmaktadır:
- Oturum çerezi: Giriş durumunuzun korunması için
- Dil tercihi: Arayüz dili hatırlatması için
Analitik, reklam veya izleme amaçlı çerez kullanılmamaktadır. Üçüncü taraf çerezleri bulunmamaktadır.
12. Politika Güncellemeleri
Bu gizlilik politikası, yasal düzenlemeler veya hizmet değişiklikleri doğrultusunda güncellenebilir. Güncellemeler ekipmail.com adresinde yayınlanır ve kayıtlı kullanıcılara e-posta ile bildirilir.
13. İletişim
Ekip Mail
E-posta: kvkk@ekipmail.com
Web: ekipmail.com